Skontaktuj się z nami: +48 666 885 991

PL EN

Dowód księgowy – rodzaje, wymogi formalne i funkcje w rachunkowości

Prowadząc firmę, z pewnością natknąłeś się na pojęcie dowodu księgowego. Czym on jest i dlaczego odgrywa tak istotną rolę w prawidłowym rozliczaniu się z Urzędem Skarbowym? Dlaczego Twoje biuro rachunkowe nalega, by dokumenty, którymi się rozliczasz, spełniały określone wymogi formalne? Czy dokument i dowód księgowy to jest to samo?

Nie każdy dokument to dowód księgowy

Dowód księgowy to dokument stanowiący pisemne potwierdzenie dokonanej operacji gospodarczej. Jest niczym dowód w sprawie – poświadcza, że dana transakcja rzeczywiście miała miejsce.

Przybiera on różne formy; są to m.in. faktury, rachunki czy noty księgowe, czyli wszystko to, co potwierdza transakcję. Można więc przyjąć, że pojęcie dokumentu jest pojęciem szerszym. Tym bardziej że nawet ustawa o rachunkowości posługuje się pojęciem dowodu księgowego jako podstawy ujęcia w księgach rachunkowych określonej operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2).

Innymi słowy – w toku całej transakcji pomiędzy stronami (np. firmą A i firmą B) mogą powstać różne dokumenty (np. protokoły, umowy, aneksy, projekty itd.), ale tylko część z nich będzie dowodem księgowym (np. faktura), co oznacza, że tylko część z nich podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Aby tak się stało, to oprócz samego faktu potwierdzenie operacji gospodarczej, dowód musi spełniać jeszcze określone wymogi formalne.

Wymogi formalne dla dowodu księgowego

Co sprawia, że jakiś dokument może być uznany za dowód księgowy a inny nie? Co decyduje o tym, że dowód jest wolny od wad i można go użyć w obrocie gospodarczym i w rozliczeniach księgowo-rachunkowych?

Aby dowód księgowy mógł zostać uznany za prawidłowy, musi spełniać szereg wymogów formalnych określonych w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z prawem dowody księgowe powinny zawierać m.in.:

  • Nazwę dokumentu i numer porządkowy np. faktura VAT A1/04/2024
  • Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — także datę sporządzenia dowodu;
  • Dane stron transakcji, w tym nazwy i adresy kontrahentów.
  • Przedmiot operacji, czyli szczegółowe określenie, czego dotyczyła operacja gospodarcza np. sprzedaż drewna.
  • Wartość operacji, w tym jednostkę miary (np. ilość).
  • Podpisy osób odpowiedzialnych za transakcję.

Oprócz wymienionych dowód księgowy może zawierać jeszcze dodatkowe dane, np. numery NIP kontrahentów, informacje o sposobie płatności i terminie płatności czy o rachunku bankowym. Natomiast jeśli dowód księgowy jest w walucie obcej, powinien zawierać przeliczenie na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

By dokument miał walor dowodu, musi znaleźć się na nim również stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czyli tzw. dekretacja.

Dopiero taki dokument będzie stanowić podstawę do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych.

Funkcje dowodu księgowego

To nie jest tak, że wymogi ustawy wzięły się „z kaprysu ustawodawcy” – dowody księgowe pełnią w rachunkowości szereg fundamentalnych funkcji.

Po pierwsze (i to najważniejsze) – stanowią one dowód na to, że dana transakcja się odbyła. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontroli skarbowej. Można powiedzieć, że są one odzwierciedleniem rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej.

Po drugie – na podstawie dowodu księgowego dokonuje się odpowiednich zapisów księgowych. Te zaś są podstawą ewidencjonowania operacji gospodarczych.

Po trzecie – stanowią one cenne źródło danych dla Głównego Urzędu Statystycznego, który prowadzi na ich podstawie rachunki narodowe.

Warto pamiętać, że dowód nie musi być dokumentem zewnętrznym (dowody zewnętrzne obce — otrzymane od kontrahenta, dowody zewnętrzne własne — przekazywane kontrahentowi). Dowodem mogą być też dokumenty wewnętrzne, które odzwierciedlają operacje w jednostce (najlepszym przykładem jest lista płac).

Trudno przecenić znaczenie dowodów księgowych w rachunkowości. Stanowią one fundament prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i stanowią dowód w przypadku kontroli podatkowej, skarbowej. Być może dla niektórych przedsiębiorców, niektórych firm forma dowodu ma drugorzędne znaczenie, bo przecież w biznesie liczy się sama transakcja. Jednak sposób dokumentowania transakcji, forma dokumentów, ba, nawet miejsce i sposób przechowywania dokumentów księgowych mają znaczenie. Warto o tym wszystkim pamiętać, bez względu na to, czy dotyczy to dużej spółki handlowej, czy właściciela małej firmy.

Stan prawny aktualny na kwiecień 2024 r.



Warning: Only the first byte will be assigned to the string offset in /home/ipsum/domains/biuro-ipsum.pl/public_html/wp-content/plugins/responsive-menu/v4.0.0/inc/helpers/custom-functions.php on line 218