Kasa fiskalna w firmie – kto musi ją posiadać

Kasa fiskalna to nieodłączny element krajobrazu polskiego handlu i usług. Dla wielu przedsiębiorców stanowi ona codzienne narzędzie pracy, ale nie każdy zdaje sobie sprawę, kto i kiedy jest zobowiązany do jej posiadania. W gąszczu przepisów i regulacji łatwo się pogubić, dlatego warto przyjrzeć się bliżej temu tematowi, by dowiedzieć się między innymi, od jakiej kwoty wymagana jest kasa fiskalna w firmie.

Czym jest kasa fiskalna i dlaczego jest tak ważna?

Kasa fiskalna to urządzenie służące do rejestrowania sprzedaży detalicznej – tak w skrócie możemy opisać urządzenie, które znamy np. ze sklepów. Jej głównym zadaniem jest ewidencjonowanie transakcji (wystawianie paragonów fiskalnych) oraz gromadzenie informacji o asortymencie. Dlaczego jest tak istotna? Z punktu widzenia państwa pomaga w uszczelnianiu systemu podatkowego, natomiast dla przedsiębiorcy (podatnika) stanowi narzędzie do prowadzenia rzetelnej dokumentacji sprzedaży.

Podstawą funkcjonowania kas fiskalnych w Polsce są odpowiednie akty prawne. Kluczowe znaczenie ma ustawa o podatku od towarów i usług oraz rozporządzenia Ministra Finansów (np. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących). Te dokumenty określają, kto i w jakich okolicznościach musi korzystać z kasy fiskalnej oraz kiedy przysługuje zwolnienie z kasy fiskalnej. Warto zaznaczyć, że przepisy te są regularnie aktualizowane (np. limity kwotowe), dlatego przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić zmiany w prawie bądź też konsultować się ze swoim biurem księgowo-rachunkowym.

Kto musi posiadać kasę fiskalną a kto jest zwolniony z obowiązku?

Ogólna zasada jest prosta: kasa fiskalna jest obowiązkowa dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jednak diabeł, jak zwykle, tkwi w szczegółach.

Istotnym kryterium jest limit obrotów. Obecnie (2024 r.) wynosi on 20 000 zł rocznie. Oznacza to, że przedsiębiorca, którego obroty ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych przekroczą limit, musi zainstalować kasę fiskalną i ewidencjonować sprzedaż za jej pomocą. Co ważne, limit ten dotyczy sumy obrotów, a nie zysków. Warto też pamiętać, że dla nowych firm limit ten jest proporcjonalnie niższy w pierwszym roku działalności.

Branże z bezwzględnym obowiązkiem posiadania kasy

Jak wspomnieliśmy we wstępie – mnogość przepisów prawa i rozwiązań sprawy nie ułatwia. Limit jest tylko jednym z kryteriów. Niektóre branże są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej od pierwszej transakcji, niezależnie od wysokości obrotów. Do tej grupy należą między innymi:

• sprzedaż części do silników spalinowych
• sprzedaż alkoholu
• sprzedaż wyrobów tytoniowych
• komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych
• usługi przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, 
• usługi świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo,
• usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne

Lista ta jest dość obszerna i obejmuje wiele sektorów usługowych. Przedsiębiorcy działający w tych branżach muszą pamiętać, że kasa fiskalna jest dla nich obowiązkowa od samego początku prowadzenia działalności.

Wyjątki od reguły

Skoro mamy wyłom i obowiązek ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej bez względu na obrót, to są także wyjątki w drugą stronę tzn. odstępstwa od obowiązku posiadania kasy rejestrującej. Niektóre rodzaje działalności są zwolnione z tego obowiązku, niezależnie od wysokości obrotów. Dotyczy to na przykład sprzedaży biletów komunikacji miejskiej czy usług związanych z dostarczaniem wody.

Warto też zwrócić uwagę na kwestię sprzedaży B2B, czyli transakcji między firmami. W takich przypadkach kasa fiskalna nie jest wymagana, ponieważ obowiązek ten dotyczy jedynie sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Jednak jeśli firma prowadzi zarówno sprzedaż B2B, jak i B2C (np. świadczy usługi osobom fizycznym), musi mieć kasę fiskalną do obsługi transakcji z klientami indywidualnymi.

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej to nie tylko rygor narzucony przez prawo – warto spojrzeć na to urządzenie jako narzędzie, które ułatwia prowadzenie biznesu. Prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas pomaga w utrzymaniu porządku w dokumentacji, porządkuje sprzedaż towarów i usług, ułatwia rozliczenia z urzędem skarbowym i buduje zaufanie klientów. Choć początkowo może wydawać się dodatkowym obciążeniem, w dłuższej perspektywie przynosi więcej korzyści niż problemów.

Na koniec powiemy tylko, że w 2025 roku czekają nas zmiany – kasy fiskalne online będą musiały mieć połączenie z terminalem płatniczym, według protokołu FROB. Na pewno przybliżmy ten temat w jednym z kolejnych artykułów.