Ochrona sygnalistów — co pracodawca musi wiedzieć?

Ochrona sygnalistów w firmie to nowy obowiązek pracodawcy. Jakie są zasady działania sygnalistów? Jakie są potencjalne korzyści z wdrożenia systemu zgłoszeń i budowania kultury otwartości w organizacji?

Wyobraźmy sobie firmę, w której pracownicy boją się zgłaszać nieprawidłowości. Brzmi jak przepis na katastrofę, prawda? Nowa ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.  ma zmienić tę sytuację. Ale co to właściwie oznacza dla pracodawców? Jak przygotować się na nowe regulacje i stworzyć środowisko pracy, w którym uczciwość jest nagradzana, a nie karana?

Sygnalista — bohater czy donosiciel?

Zacznijmy od tego, kim właściwie jest sygnalista. To osoba, która zauważa nieprawidłowości w miejscu pracy i ma odwagę o nich powiedzieć, np. korzystając z procedury zgłoszeń wewnętrznych. Może chodzić o korupcję, naruszenia prawa pracy, zagrożenia dla środowiska czy inne poważne problemy. Sygnalista to nie donosiciel, lecz ktoś, kto dba o dobro firmy i społeczeństwa. Niestety, wielu pracowników obawia się konsekwencji zgłaszania nieprawidłowości. I właśnie dlatego potrzebna jest specjalna ochrona sygnalistów w kontekście działań następczych.

Ustawa z 14 czerwca 2024 roku wprowadza kompleksowe regulacje w zakresie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Określa, kto może być uznany za sygnalistę, jakie naruszenia podlegają zgłoszeniu i jak powinien wyglądać proces przyjmowania zgłoszeń. Co ważne, ochrona obejmuje nie tylko pracowników etatowych, ale też osoby na umowach cywilnoprawnych, wolontariuszy czy nawet kandydatów do pracy. To duża zmiana, która ma zachęcić ludzi do mówienia o problemach bez strachu o utratę pracy czy inne represje.

Obowiązki pracodawcy — nie takie straszne, jak się wydaje

Dla wielu firm nowe przepisy mogą wydawać się kolejnym biurokratycznym obciążeniem. Ale czy na pewno?

Przede wszystkim, firmy zatrudniające co najmniej 50 osób mają obowiązek stworzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Ten system określa m.in. komu przekazywać informacje, kto je weryfikuje i jakie są kanały komunikacji. Może to być specjalna skrzynka mailowa czy infolinia. Ważne, by zgłoszenie można było złożyć anonimowo i poufnie. Brzmi skomplikowanie? W praktyce chodzi o to, by jasno określić, kto zajmuje się zgłoszeniami, w jakim terminie należy na nie odpowiedzieć i jakie kroki podjąć w przypadku potwierdzenia nieprawidłowości.

Co ciekawe, mniejsze firmy nie muszą tworzyć takich systemów, ale warto rozważyć ich wprowadzenie. Dlaczego? Bo dobrze działający system zgłoszeń to nie tylko wdrożenie przepisów ustawy, ale przede wszystkim sposób na budowanie zaufania w zespole i zapobieganie poważnym problemom, zanim się rozwiną.

Uwaga! Od ogólne zasady liczby zatrudnionych są wyjątki! Podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska są zobowiązane do wdrożenia ustawy bez względu na wielkość zatrudnienia. Przykładem są m.in. instytucje parabankowe i banki, biura księgowe czy kantory. Wyjątek dotyczy także gmin i powiatów – w ich przypadku obowiązek dotyczy tych jednostek, które liczą co najmniej 10 tysięcy mieszkańców.

Ochrona sygnalistów w praktyce

Załóżmy, że pracownik zgłosił nieprawidłowości. Czy musi się on obawiać konsekwencji? Ustawa wprowadza szereg mechanizmów ochronnych. Przede wszystkim, zakazuje działań odwetowych wobec sygnalisty. Oznacza to, że nie można go zwolnić, zdegradować czy w inny sposób ukarać za dokonanie zgłoszenia. Co więcej, w przypadku sporu to pracodawca musi udowodnić, że jego działania nie były odwetem. To duża zmiana w porównaniu z obecną sytuacją.

Pracodawca musi też zapewnić poufność danych sygnalisty. Informacje o jego tożsamości mogą być ujawnione tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy wymaga tego postępowanie sądowe. To kluczowe dla budowania zaufania do systemu zgłoszeń.

Warto pamiętać, że ochrona obejmuje nie tylko samego sygnalistę, ale też osoby z nim związane czy pomagające w dokonaniu zgłoszenia. To ważne, bo często strach przed konsekwencjami dla bliskich powstrzymuje ludzi przed mówieniem o nieprawidłowościach.

Jak stworzyć kulturę otwartości w firmie?

Wprowadzenie systemu zgłoszeń to jedno, ale jak sprawić, by pracownicy rzeczywiście z niego korzystali? Kluczem jest budowanie kultury organizacyjnej, w której uczciwość i transparentność są cenione.

Warto zacząć od edukacji. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie mają prawa jako potencjalni sygnaliści i jak działa procedura zgłoszeń wewnętrznych. Regularne szkolenia i jasna komunikacja to podstawa. Ważne jest też, by kierownictwo dawało dobry przykład, reagując na zgłoszenia i doceniając osoby, które mają odwagę mówić o problemach.

Oczywiście, wprowadzenie nowych regulacji niesie ze sobą pewne wyzwania. Jednym z nich jest ryzyko fałszywych zgłoszeń. Jak sobie z tym radzić? Kluczowe jest dokładne sprawdzanie każdego zgłoszenia, ale bez pochopnego osądzania. Warto pamiętać, że ustawa chroni tylko zgłoszenia dokonane w dobrej wierze. Fałszywe zgłoszenia są karane – zgodnie z art. 57 ustawy o sygnalistach „Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.”

Innym problemem może być pogodzenie ochrony sygnalistów z ochroną danych osobowych. Tu pomocne będą jasne procedury zgłoszeń wewnętrznych i ewentualna konsultacja z prawnikiem specjalizującym się w RODO – jak przetwarzać dane osobowe osób zgłaszających naruszenia, kiedy je usunąć, komu udostępnić oraz jakie działania następcze podjąć.

Ochrona sygnalistów to temat, który powinien zainteresować każdego pracodawcę. Nie chodzi tylko o wdrożenie przepisów i spełnienie wymogów prawnych, ale o stworzenie miejsca pracy, w którym ludzie czują się bezpiecznie i są gotowi bronić wartości firmy.

Fakty dotyczące sygnalistów

• Kto to jest sygnalista?

To osoba zgłaszająca naruszenie prawa, o których dowiedział się w związku z pracą.

• Gdzie zgłasza się naruszenia prawa?

Do odpowiedniej komórki we własnej organizacji/pracodawcy (zgłoszenie wewnętrzne), do organu publicznego (zgłoszenie zewnętrzne). Trzecim, wyjątkowym rozwiązaniem jest tzw. ujawnienie publiczne.

• Jakich naruszeń prawa dotyczy ustawa o sygnalistach?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy:

 „Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.