Świadectwo pracy – co musi wiedzieć pracodawca

Świadectwo pracy jest dokumentem, który potwierdza fakt zatrudnienia, warunki pracy oraz okres zatrudnienia pracownika. Jego wydanie jest obowiązkiem każdego pracodawcy i regulowane jest przez kodeks pracy. 

Świadectwo pracy to jeden z kluczowych dokumentów, obok umowy o pracę, w relacjach między pracownikiem a pracodawcą. I nie zmienia tego fakt, że jest wydawany de facto po ustaniu stosunku pracy, czyli gdy pracownika i pracodawcy nie łączą już żadne formalne więzi. Świadectwo stanowi formalne potwierdzenie zatrudnienia pracownika, zawiera informacje o okresie zatrudnienia, zajmowanych stanowiskach oraz warunkach rozwiązania umowy o pracę. 

Świadectwo pracy – obowiązek czy dobra wola pracodawcy?

Zanim powiemy, co powinien zawierać dokument poświadczający historię zatrudnienia, zaczniemy od kwestii, którą po prostu MUSZĄ zapamiętać wszyscy pracodawcy. Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkowe z chwilą zakończenie stosunku pracy. Koniec, kropka.

Nie może to być uzależnione od żadnego zdarzenia – nie można oczekiwać, że pracownik przyjdzie po nie do działu księgowości, że złoży wniosek, że odda służbowy sprzęt. To podstawowy obowiązek pracodawcy, niezależnie od okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy.

Wydanie świadectwa – w jakim terminie? 

Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi świadectwa w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – to prawny obowiązek. Istnieją jednak sytuacje, gdy pracownik może otrzymać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od wspomnianego dnia, jeśli nie jest możliwe jego przygotowanie w dniu rozwiązania stosunku pracy. Powodem muszą być jednak przesłanki obiektywne takie jak np. nieobecność pracodawcy/osoby uprawnionej, korzystanie z zewnętrznego biura księgowego, które również zajmuje się sprawami kadrowymi.

Trzeba pamiętać także, że świadectwa wyjątkowo nie wydaje się, jeśli doszło do wygaśnięcia stosunku pracy (np. umowy o pracę na czas określony), a pracodawca ma zamiar dalszego zatrudnienia pracownika. W takiej sytuacji świadectwo wydaje się na wniosek pracownika (także w ciągu 7 dni).

Jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy?

Skoro wiemy, że pracodawca od świadectwa pracy nie ucieknie, to trzeba wiedzieć, co w nim powinno się znaleźć. Zgodnie z przepisami prawa pracy (kodeks pracy plus przepisy wykonawcze, w tym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy), dokument ten powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące okresu zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy oraz funkcji, jaką pracownik pełnił. 

Celem dokumentu jest niejako „sprawozdanie” z całego okresu zatrudnienia, dlatego muszą znaleźć się w nim między innymi informacje o:

• wymiarze czasu pracy,
• urlopie wypoczynkowym,
• urlopie bezpłatnym, 
• urlopie opiekuńczym,
• trybie i warunkach ustania stosunku pracy,
• pracy zdalnej,
• pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

Szczegółowe informacje dotyczące obligatoryjnych elementów dokumentów znajdują się w przepisach prawa, w tym we wzorze świadectwa pracy, które stanowi załącznik do rozporządzenia.

Gdy pracodawca nie wydał świadectwa pracy

Pracownik, który nie otrzymał świadectwa pracy w ustalonym terminie, ma prawo domagać się jego wydania. W pierwszej kolejności powinien zgłosić tę okoliczność pracodawcy, a jeśli to nie przyniesie skutku, może zwrócić się o pomoc do inspekcji pracy lub rozpocząć postępowanie przed sądem pracy. W ściśle określonych przypadkach (np. gdy pracodawca zaprzestał prowadzenia działalności/został zlikwidowany), to orzeczenie sądu pracy zastąpi świadectwo pracy.

Świadectwo pracy a przepisy prawa pracy

Kodeks pracy określa dokładne zasady dotyczące wydania, treści świadectwa pracy czy procedury sprostowania dokumentu. Przepisy te mają na celu ochronę praw pracownika oraz zapewnienie przejrzystości procesu zatrudnienia np. korzystania z prawa do urlopów czy zliczania stażu pracy. Nieprzestrzeganie przez pracodawcę przepisów dotyczących świadectwa pracy może pociągnąć za sobą konsekwencje w postaci kar grzywny (np. za niewydanie dokumentu w terminie), a nawet odpowiedzialności odszkodowawczej, jeśli pracownik wykaże, że poniósł szkodę (np. nie został zatrudniony) z uwagi na błędy byłego pracodawcy w zakresie wydawania świadectwa.