Skontaktuj się z nami: +48 666 885 991

PL EN

Dowód księgowy – rodzaje, wymogi formalne i funkcje w rachunkowości

Prowadząc firmę, z pewnością natknąłeś się na pojęcie dowodu księgowego. Czym on jest i dlaczego odgrywa tak istotną rolę w prawidłowym rozliczaniu się z Urzędem Skarbowym? Dlaczego Twoje biuro rachunkowe nalega, by dokumenty, którymi się rozliczasz, spełniały określone wymogi formalne? Czy dokument i dowód księgowy to jest to samo?

Nie każdy dokument to dowód księgowy

Dowód księgowy to dokument stanowiący pisemne potwierdzenie dokonanej operacji gospodarczej. Jest niczym dowód w sprawie – poświadcza, że dana transakcja rzeczywiście miała miejsce.

Przybiera on różne formy; są to m.in. faktury, rachunki czy noty księgowe, czyli wszystko to, co potwierdza transakcję. Można więc przyjąć, że pojęcie dokumentu jest pojęciem szerszym. Tym bardziej że nawet ustawa o rachunkowości posługuje się pojęciem dowodu księgowego jako podstawy ujęcia w księgach rachunkowych określonej operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2).

Innymi słowy – w toku całej transakcji pomiędzy stronami (np. firmą A i firmą B) mogą powstać różne dokumenty (np. protokoły, umowy, aneksy, projekty itd.), ale tylko część z nich będzie dowodem księgowym (np. faktura), co oznacza, że tylko część z nich podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Aby tak się stało, to oprócz samego faktu potwierdzenie operacji gospodarczej, dowód musi spełniać jeszcze określone wymogi formalne.

Wymogi formalne dla dowodu księgowego

Co sprawia, że jakiś dokument może być uznany za dowód księgowy a inny nie? Co decyduje o tym, że dowód jest wolny od wad i można go użyć w obrocie gospodarczym i w rozliczeniach księgowo-rachunkowych?

Aby dowód księgowy mógł zostać uznany za prawidłowy, musi spełniać szereg wymogów formalnych określonych w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z prawem dowody księgowe powinny zawierać m.in.:

  • Nazwę dokumentu i numer porządkowy np. faktura VAT A1/04/2024
  • Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą — także datę sporządzenia dowodu;
  • Dane stron transakcji, w tym nazwy i adresy kontrahentów.
  • Przedmiot operacji, czyli szczegółowe określenie, czego dotyczyła operacja gospodarcza np. sprzedaż drewna.
  • Wartość operacji, w tym jednostkę miary (np. ilość).
  • Podpisy osób odpowiedzialnych za transakcję.

Oprócz wymienionych dowód księgowy może zawierać jeszcze dodatkowe dane, np. numery NIP kontrahentów, informacje o sposobie płatności i terminie płatności czy o rachunku bankowym. Natomiast jeśli dowód księgowy jest w walucie obcej, powinien zawierać przeliczenie na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

By dokument miał walor dowodu, musi znaleźć się na nim również stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czyli tzw. dekretacja.

Dopiero taki dokument będzie stanowić podstawę do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych.

Funkcje dowodu księgowego

To nie jest tak, że wymogi ustawy wzięły się „z kaprysu ustawodawcy” – dowody księgowe pełnią w rachunkowości szereg fundamentalnych funkcji.

Po pierwsze (i to najważniejsze) – stanowią one dowód na to, że dana transakcja się odbyła. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontroli skarbowej. Można powiedzieć, że są one odzwierciedleniem rzeczywistego przebiegu operacji gospodarczej.

Po drugie – na podstawie dowodu księgowego dokonuje się odpowiednich zapisów księgowych. Te zaś są podstawą ewidencjonowania operacji gospodarczych.

Po trzecie – stanowią one cenne źródło danych dla Głównego Urzędu Statystycznego, który prowadzi na ich podstawie rachunki narodowe.

Warto pamiętać, że dowód nie musi być dokumentem zewnętrznym (dowody zewnętrzne obce — otrzymane od kontrahenta, dowody zewnętrzne własne — przekazywane kontrahentowi). Dowodem mogą być też dokumenty wewnętrzne, które odzwierciedlają operacje w jednostce (najlepszym przykładem jest lista płac).

Trudno przecenić znaczenie dowodów księgowych w rachunkowości. Stanowią one fundament prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i stanowią dowód w przypadku kontroli podatkowej, skarbowej. Być może dla niektórych przedsiębiorców, niektórych firm forma dowodu ma drugorzędne znaczenie, bo przecież w biznesie liczy się sama transakcja. Jednak sposób dokumentowania transakcji, forma dokumentów, ba, nawet miejsce i sposób przechowywania dokumentów księgowych mają znaczenie. Warto o tym wszystkim pamiętać, bez względu na to, czy dotyczy to dużej spółki handlowej, czy właściciela małej firmy.

Stan prawny aktualny na kwiecień 2024 r.

W gąszczu przepisów i skomplikowanej terminologii łatwo się pogubić. I nie oszukujmy się – księgowość, rachunkowość to nie są proste tematy. Prowadząc firmę – czy to jednoosobową działalność gospodarczą, czy duże przedsiębiorstwo – nie masz czasu zastanawiać się nad formą prowadzenia ksiąg rachunkowych. Warto jednak wiedzieć, jakie są różnice między księgowością uproszczoną a  księgowością pełną, co trzeba brać pod uwagę przy wyborze odpowiedniej formy. Dzięki tej wiedzy twoja komunikacja z biurem rachunkowym będzie dużo prostsza.

Czym różni się księgowość uproszczona od pełnej?

Główna różnica między jedną a drugą formą ewidencji tkwi w zakresie prowadzonych ksiąg i obowiązkach ewidencyjnych.

Księgowość uproszczona opiera się na prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). KPiR zawiera uproszczone zestawienia operacji gospodarczych, w oparciu o dowody księgowe takie jak faktury czy paragony. Obowiązki ewidencyjne są ograniczone m.in. w zakresie inwentaryzacji, bilansu rocznego i rachunku zysków i strat.

Natomiast pełna księgowość wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych. Księgi te obejmują m.in. dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze oraz zestawienia obrotów i sald. Daje to bardziej szczegółowy obraz sytuacji finansowej firmy. Obowiązki ewidencyjne są dużo bardziej rozbudowane i obejmują m.in. sporządzanie inwentaryzacji, bilansu rocznego, rachunku zysków i strat czy sprawozdania z przepływów pieniężnych.

Można więc w pewnym uproszczeniu przyjąć, że księga przychodów i rozchodów (KPiR) w księgowości uproszczonej zapewnia mniej szczegółowy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Natomiast księgi rachunkowe w pełnej księgowości dają bardziej szczegółowy obraz sytuacji finansowej firmy.

Czy przedsiębiorca może swobodnie wybrać formę prowadzenia księgowości?

O tym, kiedy można stosować określoną formę, jak ewidencjonować przychody, jak rozliczać koszty mówi ustawa o rachunkowości i przepisy wykonawcze (rozporządzenia). Księgowość uproszczona dostępna jest przede wszystkim dla małych firm, których przychody w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły określonych limitów (obecnie to 2 000 000 euro). Mogą ją prowadzić m.in. jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie i spółki jawne.

Z kolei pełną księgowość muszą prowadzić wszystkie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne. Oczywiście, do prowadzenia pełnej księgowości zobligowane są też te podmioty, które przekroczyły wspomniany wyżej limit. 

Wybór formy jest więc pochodną indywidualnej sytuacji każdej firmy. Małe firmy (w szczególności JDG) częściej wybierają uproszczoną księgowość, ze względu na niższe koszty i mniejsze obowiązki ewidencyjne. Z kolei, gdy firma zaczyna się rozrastać i rozwijać, pojawiają się wyższe przychody. Im wyższe przychody firmy, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie ona zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości.

Księgowość pełna a uproszczona — czy jest się czego bać?

Każda z form ma wady i zalety. Księgowość pełna i uproszczona dają zupełnie inny obraz firmy, bardziej szczegółowy i bardziej uproszczony. Z drugiej strony, ich prowadzenie wymaga bardziej lub mnie specjalistycznej wiedzy rachunkowej. Księgowość uproszczoną można prowadzić samodzielnie, robi tak pewnie niejeden przedsiębiorca. Wymaga to rzecz jasna pewnej wiedzy fachowej, ale nie jest to niemożliwe.

Z pełną księgowością jest jednak inaczej, a do prowadzenia księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych, ewidencji, bilansów itd. potrzebna jest specjalistyczna wiedza. Dlatego jednostki zobowiązane do stosowania pełnej księgowości zlecają to biurom rachunkowym. 

Wybór odpowiedniej formy księgowości ma istotne znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Różnice między księgowością pełną a uproszczoną są zasadnicze. Księgowość uproszczona jest dobrym rozwiązaniem dla małych firm, które nie potrzebują szczegółowych informacji o swojej sytuacji finansowej. Natomiast pełna księgowość umożliwia bardziej szczegółowe zobrazowanie sytuacji firmy i pozwala na bardziej dogłębną analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, co może mieć kluczowe znaczenie np. przy dużych kontraktach, ubieganiu się o dotacje czy kredyt.

Jeśli jesteś właścicielem firmy lub planujesz rozpocząć własną działalność gospodarczą, zetkniesz się, a prawdopodobnie już miałeś kontakt, z pojęciem REGON. Dlaczego numer REGON jest ważny i w jaki sposób wiąże się z Twoją firmą? Czy można nie posiadać numeru REGON?

Co to jest numer REGON i do czego służy?

REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej, to system identyfikacyjny stosowany w Polsce od lat 60 XX. wieku do rejestracji podmiotów gospodarczych. Numer REGON jest unikalnym numerem identyfikacyjnym nadawanym przez Główny Urząd Statystyczny (GUS) każdej jednostce gospodarczej działającej na terenie Polski i ma on niezwykle ważne znaczenie w systemie gospodarczym kraju.

Skąd wiadomo, ile firm działa w Polsce w branży np. rachunkowo-księgowej? Skąd wiadomo, ile firm działa w województwie łódzkim? Skąd wiadomo, jakiej wielkości firmy dominują w Polsce północnej, a jakie na południu kraju?

To wszystko dane statystyczne, których zbieranie jest możliwe dzięki numerowi REGON. Rejestr REGON (czyli wspomniany Rejestr Gospodarki Narodowej) daje zatem statystyczny obraz struktury krajowego rynku. 

Komu jest nadawany numer REGON?

REGON nadawany jest przez GUS m.in. osobom fizycznym prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, osobom prawnym (np. spółkom kapitałowym) czy jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej.

Nadanie identyfikatora REGON jest obecnie dużo łatwiejszym procesem, niż to było lata temu. Kiedyś niezbędna była wizyta w oddziale GUS, dziś wniosek o wpis do rejestru REGON odbywa się z chwilą złożenia odpowiednich dokumentów rejestracyjnych przez podmiot gospodarczy – w zależności od formy prawnej – do CEIDG lub do KRS.

Wyjątek stanowią jedynie niektóre podmioty takie jak np. spółki kapitałowe w organizacji, uczelnie, partie polityczne, wspólnoty mieszkaniowe – w ich przypadku, aby uzyskać wpis do rejestru, potrzebny jest odpowiedni formularz – „Wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej”.

A czy składając wniosek, trzeba wiedzieć, z ilu cyfr składa się nr REGON? Nie, system „z automatu” przydzieli numer 9- lub 14-cyfrowy, zależy to bowiem od formy prawnej podmiotu czy miejsca działalności. 

REGON — jakie informacje zawiera?

Jak już wspomnieliśmy, nr REGON służy głównie do celów statystycznych i identyfikacyjnych, ale jego zastosowania są szersze. Warto między innymi wspomnieć, że znając ten numer, można łatwo przeszukać bazę REGON i znaleźć w niej szczegółowe informacje o podmiocie gospodarczym, w tym np.:

Podstawowe dane o podmiocie: Nazwa, adres siedziby, forma prawna, rodzaj działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).

Status prawno-organizacyjny: Informacje o tym, czy podmiot jest aktywny, zawieszony czy zlikwidowany.

Struktura organizacyjna: W przypadku dużych przedsiębiorstw, numer REGON może ujawniać informacje o jednostkach organizacyjnych wchodzących w skład firmy.

Gdzie jest wykorzystywany numer REGON?

Numer REGON jest używany w wielu różnych systemach administracyjnych i bazach danych. Choć jego rola nie jest dziś tak znacząca jak jeszcze kilka, kilkanaście lat temu – w wielu przypadkach zastąpił go numer NIP, to jednak wciąż pozostaje istotną kwestią z punktu widzenia statystyki państwa czy obrotu gospodarczego.

Dzisiaj REGON wykorzystywany jest na przykład przez przedsiębiorców przy korzystaniu z rejestrów publicznych takich jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) czy Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). 

Numer REGON używany jest także do identyfikacji podmiotów gospodarczych w transakcjach finansowych, co ułatwia realizację płatności i innych operacji bankowych.

Przedsiębiorcy dobrze wiedzą, że swój numer REGON trzeba podać także przy niektórych procedurach administracyjnych. Składanie wniosków, zawieranie umów z instytucjami publicznymi czy ubieganie się o różne licencje i zezwolenia wiąże się zwykle z obowiązkiem podania danych rejestrowych (KRS, NIP, REGON).

Wpis do rejestru REGON jest ważny!

Posiadanie numeru REGON jest obowiązkowe dla wszystkich podmiotów gospodarczych w Polsce; bez niego nie można legalnie prowadzić działalności gospodarczej. Numer REGON ułatwia identyfikację firmy, co jest niezbędne w kontaktach z urzędami, bankami, kontrahentami. Nie można zapomnieć o statystyce publicznej – nr ten umożliwia rzetelną sprawozdawczość, co z punktu widzenia państwa pozwala na rzetelne monitorowanie i analizowanie kondycji gospodarki.

Jeśli jako przedsiębiorcy przyszło ci żyć w realiach polskiego porządku prawno-podatkowego, to już wiesz, że to życie do łatwych nie należy. Jeśli dopiero co stawiasz kroki na tzw. wolnym rynku, niechybnie przekonasz się, jakie zagadki przygotowali dla ciebie ustawodawcy i że funkcjonowanie w tych realiach wymaga wiedzy bez mała tajemnej. Terminy rok podatkowy, formularz, zwrot podatku, ulga podatkowa, korekta zeznania, rozliczenie pit, opodatkowanie, dochód, podatek dochodowy, złożenie zeznania  zaczną ci spędzać sen z powiek. Oto 5 najczęściej popełnianych błędów przez przedsiębiorców w rozliczeniach podatkowych.

To tyle tytułem żartu, a tak na serio, to faktycznie polski porządek prawny  nie jest łatwy i bez pomocy prawno-podatkowej ze strony biura rachunkowego bardzo łatwo po prostu się pogubić i popełnić najprostsze błędy. Choć potknąć można się w wielu miejscach, to jednak poniższa lista najczęstszych błędów w rozliczeniach prezentuje te najczęściej popełniane, bez względu na to, czy to świadome działanie, czy po prostu gapiostwo.

Nieprawidłowe zaliczanie wydatków do kosztów prowadzenia działalności wydatków osobistych

To powszechny błąd, który często zdarza się szczególnie początkującym przedsiębiorcom albo tym rozliczającym się samodzielnie. Głównym powodem tego zjawiska jest zwykle brak specjalistycznej wiedzy oraz nieznajomość przepisów prawa, w tym obowiązującego orzecznictwa organów podatkowych, a także sposobu definiowania kosztów uzyskania przychodu w polskich przepisach podatkowych.

Wiadomym jest to, że podatnik, który ma wpływ na wysokość płaconych podatków może mieć wielką pokusę do zwiększania kosztów prowadzenia działalności, bo to one obniżają wartość danin regulowanych na rzecz Skarbu Państwa. Jednak należy mieć na uwadze, że nie każdy wydatek może stanowić koszty uzyskania przychodu. Kosztem tym może być tylko i wyłącznie wydatek poniesiony w celu uzyskania tego przychodu. A kwestia tego, co oznacza „w celu”, to temat na zupełnie inne rozważania.

Odliczenie 100% wartości VAT od zakupu paliwa czy raty leasingowej

Aktualnie obowiązujące przepisy w tym zakresie umożliwiają rozliczanie podatku w 100% VAT tylko i wyłącznie wtedy, gdy samochód jest użytkowany tylko w celach służbowych. Należy jednak przy tym prowadzić dodatkowo ewidencję przebiegu takiego pojazdu lub dokonać odpowiedniego wpisu w dowodzie rejestracyjnym. Jeśli jednak przedsiębiorca decyduje się używać taki pojazd również w celach prywatnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami może odliczyć VAT w 50% jego wysokości. Ta sama zasada dotyczy odliczania VAT-u od raty leasingowej. 

Z braku wiedzy lub niefrasobliwości właściciele firm często odliczają 100% VAT, np. od zakupionego paliwa, czy raty leasingowej mimo użytkowania samochodu w trybie mieszanym. Błędy w tym zakresie są niestety dość częste, a praktyka taka niestety w dłuższej perspektywie może skończyć się koniecznością korekty deklaracji podatkowej VAT oraz zwrotem niesłusznie odprowadzonego podatku.

Nieterminowe regulowanie zobowiązań publicznoprawnych

Wśród wielu błędów popełnianych przez przedsiębiorców, ten z terminowością jest niestety dość powszechny. Przedsiębiorcy, szczególnie ci, którzy dopiero raczkują w swoich biznesach, często nie mają nawyków związanych z prowadzeniem biura, pilnowaniem kalendarza i tym samym pilnowania terminowego opłacania PIT czy składek ZUS. Terminowa wpadka może zdarzyć się każdemu, ale lepiej unikać takich sytuacji. 

Zarówno Urząd Skarbowy jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych skrupulatnie rozliczają każde nasze potknięcie i za każdy dzień opóźnienia w spłacie zobowiązań doliczają odsetki plus ewentualnie koszty wysłania zawiadomienia o nieterminowej płatności. Jeśli opóźnienia są bardzo długie i dojdzie do prowadzenia egzekucji względem podatnika, koszty związane z nieterminowym regulowaniem zobowiązań wzrastają wielokrotnie. Nie warto doprowadzać do takich sytuacji, bo niestety obowiązki podatkowe mamy wszyscy. Dlatego drogi przedsiębiorco,  weź do serca naszą radę i pamiętaj o terminach rozliczeń podatkowych. 

Nieprawidłowe dokumentowanie transakcji biznesowych

Bez względu na to, jaki jest przedmiot działalności firmy, która podlega rozliczeniu, każdy podatnik ma takie same obowiązki względem fiskusa, czyli prawidłowe, rzetelne, terminowe dokumentowanie prowadzonej przez siebie działalności. Dlatego każda transakcja biznesowa winna być poparta dokumentami, które będą niepodważalne i bezsporne dla urzędu skarbowego. Przykładem takich dokumentów są umowy, faktury sprzedażowe, bo to one jest źródłem przychodu przedsiębiorcy. Ale należy pamiętać, że za przychodem kryją się różnorakie koszty np. koszty zakupu materiałów, koszty produkcji, koszty transportu, energii, opakowań, ochrony mienia, najmu pomieszczeń, wynagrodzenia pracowników i wiele, wiele różnorodnych kosztów charakterystycznych dla każdej branży. Wszystkie te koszty należy udokumentować fakturami kosztowymi  lub innymi dokumentami kosztowymi takimi jak lista płac, czy chociażby deklaracja podatku od nieruchomości. 

W interesie podatnika leży posiadanie kompletnej i rzetelnej dokumentacji związanej z prowadzona przez niego działalnością. W przypadku jakichkolwiek braków w dokumentacji niestety trzeba liczyć się z dotkliwymi konsekwencjami ze strony urzędów skarbowych, poczynając od kontroli a kończąc na karach niejednokrotnie związanych z nakazem zwrotów środków nienależnych przedsiębiorcy. 

Niewystawienie faktury lub rachunku lub posługiwanie się nierzetelnymi dokumentami

Każdy przedsiębiorca powinien bezwzględnie przestrzegać zasady wynikającej wprost z ustawy o podatku VAT, a mianowicie na dowód wykonanej usługi czy transakcji handlowej wystawić fakturę VAT. Niewystawienie dokumentu sprzedaży w polskim obrocie gospodarczym podlega karze grzywny.

Kolejnym bardzo ważnym wątkiem związanym z fakturami jest posługiwanie się nielegalnymi dokumentami kosztowymi. Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, nawet na małą skalę miał chyba do czynienia z mailem „sprzedam koszty”, czy „sprzedam faktury kosztowe”. Proceder dokumentowania swoich rozliczeń nieprawdziwymi fakturami kosztowymi jest nielegalny, za taki czyn organ skarbowy nakłada nowe zobowiązanie podatkowe, ale również grzywnę, a w poważniejszych sytuacjach nieuczciwemu przedsiębiorcy może grozić nawet kara pozbawienia wolności.

W jaki sposób uniknąć błędów rachunkowych w rozliczeniach?

Oczywiście, można zdecydować się na naukę z poradników finansowo-księgowo-podatkowych i próbować samodzielnie zrozumieć te zagadnienia. Jednak czy to naprawdę należy do roli przedsiębiorcy? Raczej nie. Warto raczej skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które zajmie się naszymi finansami i fachowo przeprowadzi naszą firmą przez labirynty przepisów podatkowych. 

W ten sposób unikniemy wielu błędów, konieczności korygowania deklaracji czy zeznań podatkowych oraz stresujących kontroli ze strony Urzędów Skarbowych. Po prostu oszczędzimy sobie zbędnych nerwów. Skupmy się na tym, co umiemy robić najlepiej – rozwijajmy nasze firmy, a zagadnienia podatkowo-księgowe pozostawmy specjalistom.

Zgodnie z art. 58 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dn. 01.03.2018

Czym jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Jest systemem teleinformatycznym służącym przetwarzaniu informacji o beneficjentach rzeczywistych spółek.

Jakich spółek dotyczy obowiązek?

Art.  58.  [Podmioty obowiązane do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji]

Do zgłaszania informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji są obowiązane:

  1. spółki jawne;
  2. spółki komandytowe;
  3. spółki komandytowo-akcyjne;
  4. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
  5. spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 623).

Kto faktycznie jest beneficjentem rzeczywistym spółki?

  1. rozumie się przez to osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna, w tym:
    • w przypadku klienta będącego osobą prawną inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa państwa trzeciego:
    • osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
    • osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
    • osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
    • osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, o których mowa w 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), lub
    • osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

Jakie terminy są ważne, aby wypełnić obowiązek?

Art.  60.  [Terminy zgłaszania informacji do Rejestru]

  1. Informacje, o których mowa w art. 59, są zgłaszane do Rejestru nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpisu spółek wymienionych w art. 58 do Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku zmiany przekazanych informacji – w terminie 7 dni od ich zmiany.
  2. Do biegu terminów, o których mowa w ust. 1, nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
  3. W przypadku awarii lub zakłóceń funkcjonowania systemu teleinformatycznego organ właściwy w sprawach Rejestru informuje o ich wystąpieniu i usunięciu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. W takim przypadku do biegu terminów, o których mowa w ust. 1, nie wlicza się okresu od chwili wystąpienia awarii lub zakłócenia wskazanych w informacji zamieszczonej w tym Biuletynie do chwili zamieszczenia

Spółki, które były wpisane do KRS przed dniem wejścia w życie przepisów o rejestrze, tj. przed 13.10.2019 r., zgłaszają do CRBR informacje o beneficjentach rzeczywistych w terminie 6 mies. od dnia uruchomienia rejestru, tj. do 13.04.2020 r. Oznacza to, że dane dotyczące beneficjentów rzeczywistych ww. podmiotów mogą nie figurować w rejestrze w okresie przejściowym.

Warto zwrócić uwagę, że pomimo przyjęcia dość długiego, bo 6-miesięcznego okresu przejściowego, dotyczy on wyłącznie spółek wpisanych do KRS przed 13.10.2019 r. Spółki powstałe po tym dniu obowiązuje krótszy, 7-dniowy termin zgłoszenia danych do rejestru.

Jak dokonać rejestracji w CBBR?

Na stronie https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/utworz-zgloszenie, poprzez wypełnienie formularza i podpisanie poprzez ePUAP.

Nasze biuro rachunkowe mieszczące się w Łodzi przy ul. Brukowej 12 pomoże Państwu w realizacji tego obowiązku.