5 błędów przedsiębiorców w rozliczeniach podatkowych

Jeśli jako przedsiębiorcy przyszło ci żyć w realiach polskiego porządku prawno-podatkowego, to już wiesz, że to życie do łatwych nie należy. Jeśli dopiero co stawiasz kroki na tzw. wolnym rynku, niechybnie przekonasz się, jakie zagadki przygotowali dla ciebie ustawodawcy i że funkcjonowanie w tych realiach wymaga wiedzy bez mała tajemnej. Terminy rok podatkowy, formularz, zwrot podatku, ulga podatkowa, korekta zeznania, rozliczenie pit, opodatkowanie, dochód, podatek dochodowy, złożenie zeznania  zaczną ci spędzać sen z powiek. Oto 5 najczęściej popełnianych błędów przez przedsiębiorców w rozliczeniach podatkowych

To tyle tytułem żartu, a tak na serio, to faktycznie polski porządek prawny  nie jest łatwy i bez pomocy prawno-podatkowej ze strony biura rachunkowego bardzo łatwo po prostu się pogubić i popełnić najprostsze błędy. Choć potknąć można się w wielu miejscach, to jednak poniższa lista najczęstszych błędów w rozliczeniach prezentuje te najczęściej popełniane, bez względu na to, czy to świadome działanie, czy po prostu gapiostwo.

Nieprawidłowe zaliczanie wydatków do kosztów prowadzenia działalności wydatków osobistych

To powszechny błąd, który często zdarza się szczególnie początkującym przedsiębiorcom albo tym rozliczającym się samodzielnie. Głównym powodem tego zjawiska jest zwykle brak specjalistycznej wiedzy oraz nieznajomość przepisów prawa, w tym obowiązującego orzecznictwa organów podatkowych, a także sposobu definiowania kosztów uzyskania przychodu w polskich przepisach podatkowych.

Wiadomym jest to, że podatnik, który ma wpływ na wysokość płaconych podatków może mieć wielką pokusę do zwiększania kosztów prowadzenia działalności, bo to one obniżają wartość danin regulowanych na rzecz Skarbu Państwa. Jednak należy mieć na uwadze, że nie każdy wydatek może stanowić koszty uzyskania przychodu. Kosztem tym może być tylko i wyłącznie wydatek poniesiony w celu uzyskania tego przychodu. A kwestia tego, co oznacza „w celu”, to temat na zupełnie inne rozważania.

Odliczenie 100% wartości VAT od zakupu paliwa czy raty leasingowej

Aktualnie obowiązujące przepisy w tym zakresie umożliwiają rozliczanie podatku w 100% VAT tylko i wyłącznie wtedy, gdy samochód jest użytkowany tylko w celach służbowych. Należy jednak przy tym prowadzić dodatkowo ewidencję przebiegu takiego pojazdu lub dokonać odpowiedniego wpisu w dowodzie rejestracyjnym. Jeśli jednak przedsiębiorca decyduje się używać taki pojazd również w celach prywatnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami może odliczyć VAT w 50% jego wysokości. Ta sama zasada dotyczy odliczania VAT-u od raty leasingowej. 

Z braku wiedzy lub niefrasobliwości właściciele firm często odliczają 100% VAT, np. od zakupionego paliwa, czy raty leasingowej mimo użytkowania samochodu w trybie mieszanym. Błędy w tym zakresie są niestety dość częste, a praktyka taka niestety w dłuższej perspektywie może skończyć się koniecznością korekty deklaracji podatkowej VAT oraz zwrotem niesłusznie odprowadzonego podatku.

Nieterminowe regulowanie zobowiązań publicznoprawnych

Wśród wielu błędów popełnianych przez przedsiębiorców, ten z terminowością jest niestety dość powszechny. Przedsiębiorcy, szczególnie ci, którzy dopiero raczkują w swoich biznesach, często nie mają nawyków związanych z prowadzeniem biura, pilnowaniem kalendarza i tym samym pilnowania terminowego opłacania PIT czy składek ZUS. Terminowa wpadka może zdarzyć się każdemu, ale lepiej unikać takich sytuacji. 

Zarówno Urząd Skarbowy jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych skrupulatnie rozliczają każde nasze potknięcie i za każdy dzień opóźnienia w spłacie zobowiązań doliczają odsetki plus ewentualnie koszty wysłania zawiadomienia o nieterminowej płatności. Jeśli opóźnienia są bardzo długie i dojdzie do prowadzenia egzekucji względem podatnika, koszty związane z nieterminowym regulowaniem zobowiązań wzrastają wielokrotnie. Nie warto doprowadzać do takich sytuacji, bo niestety obowiązki podatkowe mamy wszyscy. Dlatego drogi przedsiębiorco,  weź do serca naszą radę i pamiętaj o terminach rozliczeń podatkowych. 

Nieprawidłowe dokumentowanie transakcji biznesowych

Bez względu na to, jaki jest przedmiot działalności firmy, która podlega rozliczeniu, każdy podatnik ma takie same obowiązki względem fiskusa, czyli prawidłowe, rzetelne, terminowe dokumentowanie prowadzonej przez siebie działalności. Dlatego każda transakcja biznesowa winna być poparta dokumentami, które będą niepodważalne i bezsporne dla urzędu skarbowego. Przykładem takich dokumentów są umowy, faktury sprzedażowe, bo to one jest źródłem przychodu przedsiębiorcy. Ale należy pamiętać, że za przychodem kryją się różnorakie koszty np. koszty zakupu materiałów, koszty produkcji, koszty transportu, energii, opakowań, ochrony mienia, najmu pomieszczeń, wynagrodzenia pracowników i wiele, wiele różnorodnych kosztów charakterystycznych dla każdej branży. Wszystkie te koszty należy udokumentować fakturami kosztowymi  lub innymi dokumentami kosztowymi takimi jak lista płac, czy chociażby deklaracja podatku od nieruchomości. 

W interesie podatnika leży posiadanie kompletnej i rzetelnej dokumentacji związanej z prowadzona przez niego działalnością. W przypadku jakichkolwiek braków w dokumentacji niestety trzeba liczyć się z dotkliwymi konsekwencjami ze strony urzędów skarbowych, poczynając od kontroli a kończąc na karach niejednokrotnie związanych z nakazem zwrotów środków nienależnych przedsiębiorcy. 

Niewystawienie faktury lub rachunku lub posługiwanie się nierzetelnymi dokumentami

Każdy przedsiębiorca powinien bezwzględnie przestrzegać zasady wynikającej wprost z ustawy o podatku VAT, a mianowicie na dowód wykonanej usługi czy transakcji handlowej wystawić fakturę VAT. Niewystawienie dokumentu sprzedaży w polskim obrocie gospodarczym podlega karze grzywny.

Kolejnym bardzo ważnym wątkiem związanym z fakturami jest posługiwanie się nielegalnymi dokumentami kosztowymi. Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, nawet na małą skalę miał chyba do czynienia z mailem „sprzedam koszty”, czy „sprzedam faktury kosztowe”. Proceder dokumentowania swoich rozliczeń nieprawdziwymi fakturami kosztowymi jest nielegalny, za taki czyn organ skarbowy nakłada nowe zobowiązanie podatkowe, ale również grzywnę, a w poważniejszych sytuacjach nieuczciwemu przedsiębiorcy może grozić nawet kara pozbawienia wolności.

W jaki sposób uniknąć błędów rachunkowych w rozliczeniach?

Oczywiście, można zdecydować się na naukę z poradników finansowo-księgowo-podatkowych i próbować samodzielnie zrozumieć te zagadnienia. Jednak czy to naprawdę należy do roli przedsiębiorcy? Raczej nie. Warto raczej skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które zajmie się naszymi finansami i fachowo przeprowadzi naszą firmą przez labirynty przepisów podatkowych. 

W ten sposób unikniemy wielu błędów, konieczności korygowania deklaracji czy zeznań podatkowych oraz stresujących kontroli ze strony Urzędów Skarbowych. Po prostu oszczędzimy sobie zbędnych nerwów. Skupmy się na tym, co umiemy robić najlepiej – rozwijajmy nasze firmy, a zagadnienia podatkowo-księgowe pozostawmy specjalistom.